Xerox dévoile Smart Document Review, une technologie permettant de manipuler des millions de documents du bout des doigts

Les scientifiques de Xerox Corporation (NYSE : XRX) ont en effet développé un prototype technologique de gestion de documents baptisé Smart Document Review. Ce système permet à plusieurs utilisateurs de prendre place autour d'une grande table graphique et de classer des documents simplement en déplaçant leur index sur l'écran tactile. L’interface rappelle celle d'un iPhone ou d'un smartphone, mais avec une taille d’écran plus de 150 fois supérieure, pour une utilisation simultanée par plusieurs collaborateurs.

Développée par les chercheurs du Xerox Research Centre Europe de Grenoble, la technologie Smart Document Review permet de regrouper rapidement les documents similaires. Ils peuvent être agrandis, réduits, placés en vis-à-vis afin d'être comparés, ou encore empilés dans un coin de la table graphique comme s'il s'agissait de feuilles de papier posées sur un bureau, et ce avec tous les avantages de la numérisation. Il suffit à l'utilisateur de désigner du bout des doigts quelques documents représentatifs pour indiquer au système les informations les plus pertinentes. La technologie Smart Document Review s'appuie alors sur ces éléments pour classer automatiquement des millions de pages, offrant un gain de temps considérable. Les dossiers sont préparés pour une relecture précise d’un expert du métier.

Cette technologie promet d'améliorer de manière significative les processus d’examen des documents, une problématique essentielle pour des secteurs tels que la justice, l'assurance, l'industrie pharmaceutique, la santé et la finance où les volumes documentaires sont particulièrement élevés. Par exemple, avec le processus e-discovery, les avocats peuvent examiner uniquement une partie des preuves en indiquant celles qui sont pertinentes et celles qui ne le sont pas dans le cadre d'une affaire. Smart Document Review analyse ensuite rapidement l'ensemble du dossier et identifie automatiquement tous les documents devant être étudiés.

« Le nombre de pièces liées à des procès, des dépôts de brevets ou encore des rapports d’analyses gouvernementaux, illustre parfaitement la somme d'efforts à fournir pour gérer efficacement ces millions de documents », explique Caroline Privault, responsable du projet au centre de recherche Xerox. « Nous sommes convaincus que cet outil aura un impact majeur sur les coûts, la précision et la rapidité des processus de modification documentaire ».

Le système Smart Document Review de Xerox est basé sur la technologie CategoriX, développée par une équipe d'ingénieurs du XRCE de Grenoble. Cet outil permettant de classer automatiquement des documents, a été conçu par des chercheurs en linguistique et en statistique. Combinée à la table tactile de PQ Labs, cette technologie constitue la base du dernier prototype de Xerox.

Smart Document Review est actuellement soumis à une phase de tests auprès de certains clients et fera l'objet de développements supplémentaires avant d'être commercialisé (la date de disponibilité sera communiquée ultérieurement).

Visualisez une démonstration vidéo en anglais du nouveau prototype Xerox Smart Document Review